EVENT LAB: Aprenda na Pratica com quem faz

MÓDULO 1 – PRODUÇÃO EXECUTIVA E GESTÃO DE EVENTOS: DO PLANEJAMENTO À PRÉ-PRODUÇÃO

CONCEITO E TIPOS DE EVENTOS:

• • O que é um evento? – Definição básica.
  • Tipos de eventos: corporativos, sociais, culturais, esportivos, educativos, entre outros.
  • Exemplo real: Diferenciar um casamento de uma convenção de negócios e os distintos objetivos e públicos-alvo de cada um.

O PAPEL DO PRODUTOR EXECUTIVO:

• • Responsabilidades: coordenação geral, gestão de equipes, controle de orçamento.
  • Exemplo real: O papel do produtor executivo em um grande festival onde é necessário coordenar diversas áreas, desde o booking de artistas até a logística de montagem.

HABILIDADES E COMPETÊNCIAS NECESSÁRIAS:

• • Comunicação, liderança, resolução de problemas.
  • Exemplo real: A importância da comunicação assertiva em uma emergência durante o evento, como a necessidade de evacuar uma área por segurança.

DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS E METAS:

• • Como definir o propósito do evento.
  • KPIs e métricas de sucesso.
  • Exemplo real: Definir metas para um evento de lançamento de produto, como a quantidade de leads gerados.

DESENVOLVIMENTO DO CONCEITO DO EVENTO:

• • Identidade visual, tema e conceito.
  • Exemplo real: O conceito do TEDx como evento focado em ideias inovadoras, influenciando todas as decisões, desde os palestrantes até o design do palco.

CRONOGRAMA E TIMELINE:

• • Criando um cronograma detalhado:
  • Etapas do planejamento à execução.
  • Milestones importantes.
  • Exemplo real: Planejar um grande evento, começando um ano antes e dividindo o processo em etapas: reserva de local, escolha de fornecedores, etc.

ORÇAMENTO E GESTÃO FINANCEIRA:

• • Distribuição de recursos, controle de custos, previsão de despesas.
  • Exemplo real: Gestão financeira de um festival de música, onde o produtor precisa equilibrar o orçamento entre cache de artistas, infraestrutura e marketing.

CRITÉRIOS PARA A ESCOLHA DO LOCAL:

• • Capacidade, acessibilidade, infraestrutura.
  • Exemplo real: Falar sobre os espaços locais (em Salvador) para realização de eventos e fazer um panorama entre eles.

NEGOCIAÇÃO E CONTRATAÇÃO DE FORNECEDORES:

• • Negociação de contratos, gestão de relacionamento.
  • Exemplo real: Contratação de fornecedores para um evento, como catering e decoração, e como a negociação pode impactar o orçamento.

LOGÍSTICA DE TRANSPORTE E ACOMODAÇÃO:

• • Planejamento de logística para participantes e equipe.
  • Exemplo real: Organização da logística para um congresso ou festival de musica, incluindo transporte dos palestrantes/ bandas e reservas de hotel.

AUTORIZAÇÕES, LICENÇAS E SEGUROS:

• • Obtenção de permissões e cumprimento de regulamentos.
  • Exemplo real: Necessidade de licença para eventos em espaços públicos/ privados e contratação de seguro contra acidentes.

CONTRATOS E CLÁUSULAS CONTRATUAIS:

• • Elaboração e revisão de contratos.
  • Exemplo real: Cláusulas em contratos de patrocínio que definem os direitos de imagem e exclusividade.

ASPECTOS LEGAIS E REGULAMENTAÇÕES:

• • Legislação vigente, como Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
  • Exemplo real: Garantir a conformidade com a LGPD em eventos onde os dados dos participantes são coletados.

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DO EVENTO:

• • Definição de funções e responsabilidades.
  • Exemplo real: Estrutura de uma equipe para um grande evento, com funções como coordenador de logística, gerente de marketing, e equipe de suporte.

RECRUTAMENTO E SELEÇÃO DE EQUIPE:

• • Critérios para contratação e formação de times.
  • Exemplo real: Seleção de uma equipe de produção para um congresso, onde a experiência prévia e a especialização são cruciais.

TREINAMENTO E INTEGRAÇÃO:

• • Treinamento específico para cada função.
  • Exemplo real: Treinamento de equipe para o atendimento ao público em um grande evento, onde a integração é essencial para o sucesso.

MÓDULO 2 – PRODUÇÃO EXECUTIVA E GESTÃO DE EVENTOS: DA PRODUÇÃO (ETAPAS TÉCNICAS) AO PÓS-EVENTO

GESTÃO DE PALCO E SOM:

• • Coordenação de cenografia, som, e iluminação.
  • Exemplo real: A complexidade da gestão de palco em um show ao vivo de grande porte, onde múltiplos canais estão em movimento.

ILUMINAÇÃO E AUDIOVISUAL:

• • Técnicas de iluminação e escolha de equipamentos audiovisuais.
  • Exemplo real: Uso de projeções mapeadas em eventos para criar uma experiência visual imersiva.

MONTAGEM E DESMONTAGEM DE ESTRUTURA:

• • Planejamento e execução da montagem e desmontagem de estruturas.
  • Exemplo real: A logística envolvida na montagem de um grande evento

COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA:

• • Estratégias de comunicação entre equipes e com o público.
  • Exemplo real: Coordenação de comunicação em um evento com múltiplos fornecedores e a importância de um sistema de comunicação eficiente como rádios ou aplicativos de gestão.

GESTÃO DE RISCOS E IMPREVISTOS:

• • Identificação e mitigação de riscos.
  • Exemplo real: Planos de contingência para situações como apagões de energia durante um show.

DINÂMICAS DE GERENCIAMENTO DURANTE O EVENTO:

• • Monitoramento de atividades e fluxos de trabalho.
  • Exemplo real: Gestão em tempo real de um festival, garantindo que todas as operações ocorram conforme planejado.

ATENDIMENTO AO CLIENTE E HOSPITALIDADE:

• • Estratégias para garantir uma excelente experiência ao público.
  • Exemplo real: Atendimento VIP em eventos, onde a personalização do serviço faz parte da experiência premium.

GESTÃO DE CRISES E FEEDBACK AO VIVO:

• • Resolução de problemas em tempo real.
  • Exemplo real: Resposta rápida a críticas em redes sociais durante um evento de grande porte, como um festival de música, e adaptação das operações para atender às reclamações.

INTERAÇÃO COM PATROCINADORES E PARCEIROS:

• • Garantir a satisfação dos patrocinadores durante o evento.
  • Exemplo real: Ações promocionais exclusivas para patrocinadores antes e durante o evento.

COLETA E ANÁLISE DE FEEDBACK:

• • Técnicas para coletar feedback de participantes, fornecedores, e equipe.
  • Exemplo real: Quais aspectos considerar para o envio de uma pesquisa de satisfação e como os resultados influenciam a edição seguinte.

RELATÓRIO DE RESULTADOS E KPIS:

• • Elaboração de relatórios com base nos objetivos definidos.
  • Exemplo real: Relatório pós-evento (o que devemos considerar), incluindo análise de ROI, engajamento nas redes sociais e satisfação dos participantes.

APRENDIZADOS E MELHORIAS PARA EVENTOS FUTUROS:

• • Identificação de áreas de melhoria e implementação de soluções.
  • Exemplo real: Revisão dos processos após um grande evento, para melhorar a eficiência logística na próxima edição.

MÓDULO 3 – DESIGN DE SERVIÇOS, EXPERIÊNCIA 360 E COMUNICAÇÃO/ MÍDIA PARA EVENTOS

MAPEAMENTO DA JORNADA DO CLIENTE:

• • Análise de todos os pontos de contato do cliente com o evento.
  • Exemplo real: Jornada do participante em um evento desde a inscrição online até a experiência no evento e interação pós-evento.

CRIAÇÃO DE PONTOS DE CONTATO E INTERAÇÃO:

• • Desenvolvimento de momentos-chave para surpreender e encantar o público.
  • Exemplo real: A utilização de stands e ações interativas, onde os participantes podem vivenciar experiências exclusivas e criar momentos memoráveis.

PERSONALIZAÇÃO DE SERVIÇOS:

• • Ajuste de serviços para atender às necessidades individuais dos participantes.
  • Exemplo real: Personalização de pacotes de ingressos para com diferentes níveis de acesso e experiências.

IMERSÃO SENSORIAL NO EVENTO:

• • Criação de uma experiência completa para os cinco sentidos.
  • Exemplo real: Experiências imersivas em eventos, onde a combinação de música, luzes, e efeitos especiais criam uma atmosfera única.

INTEGRAÇÃO DE TECNOLOGIA PARA EXPERIÊNCIA:

• • Uso de VR, AR, e outras tecnologias para engajamento.
  • Exemplo real: Uso de realidade aumentada para criar uma apresentação impactante e memorável.

MARKETING DE EXPERIÊNCIA:

• • Criação de campanhas de marketing que promovam a experiência.
  • Exemplo real: lançamento de um novo produto em que a marca convida os consumidores a participarem de um evento imersivo, no qual eles podem experimentar o produto em primeira mão, interagir com especialistas e receber brindes personalizados.

PLANO DE COMUNICAÇÃO PRÉ, DURANTE E PÓS-EVENTO:

• • Desenvolvimento de estratégias de comunicação para todas as fases do evento.
  • Exemplo real: Comunicação integrada, onde as atividades promocionais começam meses antes e continuam após o evento com conteúdos exclusivos.

ESTRATÉGIAS DE MARKETING DIGITAL E REDES SOCIAIS:

• • Uso de mídias sociais para engajamento e divulgação.
  • Exemplo real: Campanhas virais que geram expectativa e engajamento em massa.

RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA E MEDIA PARTNERS:

• • Gestão do relacionamento com a mídia antes, durante, e após o evento.
  • Exemplo real: O papel crucial da imprensa na cobertura e como os media partners amplificam o alcance do evento.

MÓDULO 4 – PATROCÍNIO, CAPTAÇÃO DE RECURSOS E EDITAIS DE FOMENTO

IDENTIFICAÇÃO DE POTENCIAIS PATROCINADORES:

• • Pesquisa e seleção de empresas que se alinham com os valores do evento.
  • Exemplo real: Identificação de marcas para patrocinar eventos esportivos, que patrocinam competições de esportes radicais.

CRIAÇÃO DE PROPOSTA DE PATROCÍNIO:

• • Desenvolvimento de propostas que destacam os benefícios para os patrocinadores.
  • Exemplo real: Aspectos que devem ser considerados, onde as marcas têm exposição global e alto retorno sobre investimento.

NEGOCIAÇÃO E FECHAMENTO DE ACORDOS:

• • Técnicas de negociação para maximizar o valor do patrocínio.
  • Exemplo real: Negociação de patrocínios para grandes eventos culturais, onde diferentes níveis de patrocínio oferecem diferentes benefícios.

ESTRATÉGIAS PARA DIFERENTES FONTES DE FINANCIAMENTO:

• • Exploração de diversas fontes, como patrocínios, ingressos, e vendas de produtos.
  • Exemplo real: grande evento cultural que combina a venda de ingressos para o público, patrocínios de empresas que desejam associar suas marcas ao evento e a venda de produtos exclusivos, como camisetas e itens de edição limitada. Além disso, a produção pode explorar parcerias com instituições públicas para obtenção de incentivos fiscais ou editais de financiamento voltados à cultura, criando um mix de receitas que assegura a sustentabilidade do projeto.

PARCERIAS E COLABORAÇÕES ESTRATÉGICAS:

• • Desenvolvimento de parcerias que agreguem valor ao evento.
  • Exemplo real: quais marcas e experiencias são importantes e relevantes para o seu publico? Quais acoes geram impacto? Como gerar experiência de valor.

IDENTIFICAÇÃO DE OPORTUNIDADES DE FOMENTO:

• • Pesquisa de editais e chamadas públicas para financiamento de projetos.
  • Exemplo real: Inscrição e obtenção de recursos via Lei Rouanet para a realização de um evento cultural, como uma exposição de arte.

ELABORAÇÃO DE PROJETOS PARA EDITAIS:

• • Criação de propostas de projeto que atendam aos critérios dos editais.
  • Exemplo real: Desenvolvimento de um projeto para um edital de fomento, detalhando o plano de produção e impacto cultural.

DOCUMENTAÇÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS:

• • Gestão da documentação e prestação de contas dos recursos recebidos.
  • Exemplo real: Prestação de contas para um projeto financiado, garantindo a transparência e conformidade com as exigências do edital.

MÓDULO 5 – GESTÃO DE PROJETOS, PRODUÇÃO E LOGÍSTICA

METODOLOGIAS DE GESTÃO DE PROJETOS (PMI, AGILE, ETC.):

• • Aplicação de metodologias para planejar e executar eventos.
  • Exemplo real: Uso da metodologia na gestão de um evento, com sprints para concluir diferentes fases do projeto.

FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS:

• • Utilização de ferramentas como MS Project, Trello, ou Asana para organizar tarefas.
  • Exemplo real: Criação de um Gantt Chart para monitorar o progresso do planejamento de um evento de moda, garantindo que todas as atividades estejam no prazo.

GESTÃO DE TEMPO E PRODUTIVIDADE:

• • Técnicas para maximizar a eficiência e cumprir prazos.
  • Exemplo real: Técnicas de timeboxing para reuniões de planejamento e check-ins diários em eventos grandes. Inspeção, planejamento, execução.

PLANEJAMENTO LOGÍSTICO DO EVENTO:

• • Criação de planos logísticos detalhados para montagem, operação, e desmontagem.
  • Exemplo real: Logística envolvida na organização de um festival de música, incluindo transporte de equipamentos e alimentação para a equipe.

GESTÃO DE FORNECEDORES E MATERIAIS:

• • Coordenação com fornecedores para garantir a entrega no prazo e qualidade.
  • Exemplo real: Gestão de múltiplos fornecedores em um evento, garantindo que todos os ingredientes e equipamentos estejam prontos para uso.

COORDENAÇÃO DE EQUIPES DE PRODUÇÃO:

• • Liderança de equipes diversas durante o evento.
  • Exemplo real: Coordenação de uma equipe multidisciplinar para um evento, onde várias áreas precisam trabalhar em harmonia.

PRÁTICAS DE SUSTENTABILIDADE EM EVENTOS:

• • Integração de práticas sustentáveis em todas as etapas do evento.
  • Exemplo real: Implementação de práticas de reciclagem e redução de carbono em eventos, promovendo a conscientização ambiental.

INOVAÇÃO E TENDÊNCIAS NA PRODUÇÃO DE EVENTOS:

• • Exploração de novas tecnologias e tendências do mercado.
  • Exemplo real: Uso de inteligência artificial para personalizar a experiência do participante em eventos de grande porte

RESPONSABILIDADE SOCIAL CORPORATIVA:

• • Incorporação de práticas de responsabilidade social nos eventos.
  • Exemplo real: Eventos corporativos que incluem atividades de voluntariado, como a construção de casas ou arrecadação de fundos para causas sociais.

MÓDULO 6 – ENTREGA FINAL DO CURSO COM A PRODUÇÃO DE UM EVENTO

ESCOLHA DO TEMA E OBJETIVO DO EVENTO:

• • Definição do conceito, público-alvo e metas a serem alcançadas.
  • Exemplo real: Planejamento de um evento cultural que celebre as tradições regionais, como um festival de gastronomia local.

DEFINIÇÃO DE FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES:

• • Distribuição de tarefas entre os alunos e identificação de líderes de equipe.
  • Exemplo real: Atribuição de funções em um evento, onde os alunos são responsáveis por diferentes áreas, como marketing, logística, produção e operações.

ORÇAMENTO E CRONOGRAMA:

• • Criação de um orçamento detalhado e cronograma para todas as atividades.
  • Exemplo real: Desenvolvimento de um cronograma para um evento, com deadlines claros para cada etapa do planejamento.

APLICAÇÃO PRÁTICA DOS CONCEITOS APRENDIDOS:

• • Implementação de todos os conhecimentos adquiridos durante o curso.
  • Exemplo real: Organização de um evento, onde todos os aspectos, desde a escolha do local até o design do convite, são gerenciados pelos alunos.

GESTÃO DE EQUIPE DURANTE O EVENTO:

• • Coordenação das atividades em tempo real, solucionando problemas à medida que surgem.
  • Exemplo real: Supervisão das operações em um evento, garantindo que todas as áreas estejam operando conforme o plano.

AVALIAÇÃO PÓS-EVENTO:

• • Análise do sucesso do evento e identificação de lições aprendidas.
  • Exemplo real: Sessão de feedback após a realização de um evento, onde os alunos discutem os desafios enfrentados e o que poderia ser feito de forma diferente.

RELATÓRIO FINAL DO EVENTO:

• • Elaboração de um relatório que detalhe todas as etapas do evento, incluindo resultados e análises.
  • Exemplo real: Apresentação de um relatório detalhado após a organização de um evento, com destaque para métricas de sucesso como número de participantes e satisfação dos clientes.

PITCH DE APRESENTAÇÃO DO EVENTO:

• • Criação de uma apresentação final para compartilhar os resultados do evento com a turma e avaliadores.
  • Exemplo real: Apresentação de um pitch para a organização de um evento de lançamento de produto, destacando a criatividade e eficácia das estratégias utilizadas.

FEEDBACK E DISCUSSÃO:

• • Sessão final de feedback com professores e colegas sobre o projeto realizado.
  • Exemplo real: Discussão aberta sobre os desafios e sucessos do evento, com troca de ideias e sugestões para futuros eventos.